종합소득세 신고가 마감됐다. 그동안 야근을 계속하며 분주했던 세무사 사무소들이 이번 주 잠시나마 휴가대열에 들어서는 등 세무대리업계는 ‘조정 중’이다.
그러나 대형신고의 경우 신고기간 동안도 중요하지만 신고마감이 된 뒤 더 중요한 일이 많다는 것이 전문가들의 지적이다.
항상 큰 신고가 끝난 바로 뒤 유의해야 할 사항이기는 하지만 일단 신고내용 등 고객 데이터의 안전한 보관 및 관리가 중요하다. 종합소득세처럼 많은 거래처 고객들의 데이터는 별도로 잘 관리하고 또 안전하게 보관할 필요가 있다. 잘못하면 사용자의 실수로, 컴퓨터와 시스템의 이상 등으로 애써 입력한 자료를 유실할 수도 있기 때문. 이 경우를 상정하면 아주 난감한 상황을 맞는다.
특히 5월 신고 이후 세무사 사무소마다 직원들의 이동이 크게 일고 있는 상황을 감안하면 안전하고 정돈된 데이터 관리에 대한 중요함은 설명이 필요없다.
특히 최근에는 인터넷 환경이 발달함에 따라 각종 바이러스와 스파이웨어는 물론 해킹으로 인한 자료 유실의 위험이 상존한다. 따라서 매일매일 데이터를 안전하게 백업하는 것이 중요하다.
특히 중요한 신고․납부 기간이 끝나면 반드시 데이터백업을 곧바로 실시하는 것이 좋다. 그래야 만약의 사태에 대비할 수 있으며, 각종 오류와 정보유실의 위험으로부터 보호할 수 있다.
최근 ‘한국국세신문’이 참여한 조사에 따르면 세무사 사무소의 경우 90% 이상이 잘못된(위험한) 데이터 백업을 하고 있는 것으로 나타났다. 조사대상 기업의 11%는 아예 백업을 하지 않았으며, 백업을 하는 경우도 휴대용 하드디스크 백업(39%)이나 CD백업(27%), 다른 PC 저장(14%)이 전부였다. 최선의 방법이라고 할 수 있는 ‘매일매일 자동백업을 받는다’는 응답은 전체의 10%에 그쳤다.
이처럼 매일매일 백업을 실시하지 않아 정보 유실위험과 함께 각종 바이러스나 시스템 에러, 도난이나 분실 등의 사고로 인해 중요한 데이터를 손실하는 사례가 끊이지 않고 있다.
특히 세무회계사무소처럼 개인이나 기업의 중요한 개인정보와 금융정보, 각종 과세정보를 보관하고 있는 경우에는 더더욱 그 피해는 엄청나다. 따라서 보다 철저한 보안의식을 갖고 평소 철저한 대비를 할 필요가 있다.
현행 세법에 따르면 회계장부와 영수증 등 각종 세무․회계 관련 자료는 5년간 보관해야 하며, 경우에 따라서는 10년간 보존해야 하는 경우도 있다. 세무회계 관련 자료의 중요성을 감안해 5년의 의무보관기간을 설정한 만큼 세무회계사무소에서는 관련 자료의 보관에 각별히 신경을 쓸 필요가 있다.
그러나 대부분의 세무회계사무소는 예상만큼 자료의 보관에 적극적인 방법이나 대책을 강구하지 못하고 있는 현실이다. 대부분의 사무소에서 컴퓨터나 자체 서버, 휴대용 하드디스크나 CD 등을 이용해 백업을 받고 있으며, 백업 주기 또한 일정치 않았다.
그러다보니 거래처 관련 자료를 분실하거나 컴퓨터 오류로 날려버리는 경우도 종종 발생되고 있다.
전문가들은 세무회계사무소처럼 중요한 정보를 많이 보관하는 경우에는 매일매일 자동백업을 반드시 시행할 필요가 있다고 강조한다. 한 IT 전문가는 “중요한 데이터는 평소 매일매일 백업을 받아야 한다”며 “개인이 이를 실시하는 것은 시간도 만만치 않고 번거로운 점도 많기 때문에 전문 백업센터를 통한 온라인 자동백업 서비스를 받는 것이 좋다”고 말했다.
IT관련 업체에서 제공하는 전문 백업서비스는 사용자가 별도의 시간을 들일 필요가 없고 무엇보다 간편하게 백업이 이뤄진다는 점에서 편리하다. 게다가 최근 비용 또한 크게 줄어 부담이 준 것도 이같은 전문 백업서비스 활용을 권장하는 이유가 되고 있다.
